Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest:

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych - nie zachodzą przesłanki z art. 37 ust. 1 RODO. Punktem kontaktowym we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych jest adres rodo@aifotosoft.pl, obsługiwany przez wyznaczoną osobę odpowiedzialną.

To rozróżnienie decyduje o tym, do kogo kierować wnioski, dlatego opisujemy je na początku.

W odniesieniu do wizerunków uczestników wydarzeń działamy jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO - przetwarzamy zdjęcia wyłącznie na udokumentowane polecenie organizatora, w zakresie technicznie niezbędnym do wygenerowania i wydrukowania zdjęcia, i w żadnym innym celu. Administratorem tych danych jest organizator wydarzenia (np. pracodawca, para młoda, agencja eventowa), ponieważ to on decyduje o celu utrwalenia wizerunków i na nim spoczywa obowiązek informacyjny wobec uczestników.

Niezależnie od tego przygotowaliśmy dla uczestników osobną, napisaną prostym językiem klauzulę informacyjną i udostępniamy ją przy każdym stanowisku fotobudki.

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Do obsługi formularza korzystamy z usługi Formspree - szczegóły w punkcie 5.

Zasady stosowania plików cookies opisaliśmy w osobnym dokumencie: Polityka cookies. Bez Twojej zgody nie uruchamiamy żadnych znaczników analitycznych ani reklamowych.

Podczas sesji przy fotobudce przetwarzamy:

• zdjęcie wykonane przez uczestnika - wyłącznie po samodzielnym uruchomieniu sesji na ekranie dotykowym,
• wybór wariantu stylistycznego (przycisk ♀/♂), służący wyłącznie doborowi wariantu opisu graficznego,
• techniczne metadane sesji: data, godzina, identyfikator wydarzenia, status operacji.

Korzystamy z zewnętrznych dostawców działających na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania zgodnych z art. 28 RODO:

Dane mogą być także udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom podatkowym, sądom). Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Aktualną listę podprocesorów udostępniamy na żądanie pod adresem rodo@aifotosoft.pl.

Przetwarzanie generatywne odbywa się w chmurze, u dostawców wskazanych w punkcie 5. Umowy z dostawcami usług AI wyłączają wykorzystanie przesyłanych treści do trenowania modeli. Kopie odnośnych postanowień przekazujemy na żądanie.

Nie. Zgodnie z art. 4 pkt 14 RODO dane biometryczne to dane wynikające ze specjalnego przetwarzania technicznego, które umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację osoby. Art. 9 ust. 1 RODO obejmuje ochroną szczególną dane biometryczne przetwarzane w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej.

W naszym procesie:

• nie jest tworzony ani zapisywany szablon biometryczny (wektor cech twarzy, „face embedding”),
• nie prowadzimy rozpoznawania twarzy ani porównywania 1:1 lub 1:N,
• nie istnieje i nie jest budowana żadna baza wzorców twarzy,
• zdjęcie nie jest łączone z tożsamością osoby, ponieważ tożsamość nie jest zbierana,
• przetwarzanie ma charakter przekształcenia graficznego obraz→obraz, a nie identyfikacji.

Przetwarzanie nie realizuje celu identyfikacyjnego, a zatem nie stanowi przetwarzania danych biometrycznych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO. Sam wizerunek pozostaje oczywiście daną osobową zwykłą w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO i tak jest przez nas traktowany.

Po upływie tych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane. Kopie zapasowe podlegają rotacji i usuwane są z nich w wyniku naturalnego wygaśnięcia cyklu backupu.

Galeria wydarzenia nie jest publicznym, przeglądalnym katalogiem: nie jest indeksowana przez wyszukiwarki, nie jest linkowana z żadnej strony publicznej i nie da się jej wyświetlić bez znajomości losowego identyfikatora wydarzenia.

Indywidualne odnośniki do zdjęć (kody QR na wydruku) działają na zasadzie losowego adresu niepowiązanego z osobą - pozwalają uczestnikowi pobrać własne zdjęcie bez zakładania konta. Odnośniki wygasają wraz z usunięciem materiałów po zakończeniu wydarzenia.

Aplikacja, baza danych, kopie zapasowe oraz wszystkie pliki zdjęć pozostają na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Poza EOG przekazywany jest wyłącznie sam kadr, na potrzeby operacji generowania obrazu u dostawcy wskazanego w punkcie 5.

Podstawą transferu są:

• standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 - Moduł 2 (administrator → podmiot przetwarzający),
• w odniesieniu do dostawców objętych EU-US Data Privacy Framework - decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.

Stosujemy środki uzupełniające: szyfrowanie transmisji (TLS), minimalizację zakresu (przesyłany jest wyłącznie kadr, bez jakichkolwiek danych identyfikacyjnych) oraz brak trwałej retencji po stronie dostawców inferencji.

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych - „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).

Jeżeli Twój wniosek dotyczy zdjęcia z konkretnego wydarzenia, wystarczy wskazać nazwę i datę wydarzenia - materiały odnajdujemy po identyfikatorze wydarzenia, nie po osobie. Wniosek dotyczący wizerunku uczestnika przekazujemy równolegle organizatorowi wydarzenia jako administratorowi, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. e RODO.

Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. +48 22 531 03 00, e-mail kancelaria@uodo.gov.pl, uodo.gov.pl.

• szyfrowana transmisja (HTTPS/TLS) na wszystkich etapach,
• przechowywanie plików w infrastrukturze z certyfikatami ISO 27001 i SOC 2,
• dostęp do materiałów wydarzenia wyłącznie dla konta klienta oraz upoważnionych pracowników zobowiązanych do poufności,
• rejestrowanie dostępu i monitorowanie prób nieuprawnionego dostępu,
• procedury reagowania na naruszenia ochrony danych, w tym zgłoszenie do PUODO w ciągu 72 godzin (art. 33 RODO).

Politykę aktualizujemy w razie zmiany przepisów, wprowadzenia nowych funkcji lub zmiany dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem aifotobudka.pl/polityka-prywatnosci, wraz z datą ostatniej aktualizacji.